STEP 01
案件ごとにグループを作る
森田は「美瑛ロースト ブランドサイト制作」という案件をひとつのグループとして立ち上げる。この案件に関わる人だけをそのグループに集める。他の案件の情報や社内の別のやり取りは、ここには流れ込んでこない。
外注が絡む案件は、「誰が・何を・いつまでに」が案件の外に散らばりやすい。
メール、チャット、口頭の約束、バラバラな日程調整——気づけば確認作業だけで一日が終わる。
Paqutなら、その全部をひとつのグループに集約して回せる。ここでは、架空の制作会社が 外注デザイナーと1つの案件を進める様子を、実際の画面で紹介する。
登場人物（すべて架空の設定です）
- 発注側Web・映像制作会社「スタジオ・コモレビ」ディレクター 森田涼
- 外注フリーデザイナー 田上みなと
- 案件カフェ「美瑛ロースト」のブランドサイト＆紹介動画制作
STEP 02
タスクを「担当・期日・優先度」で見える化
サイト構成案、ロゴ案、撮影素材の整理——タスクひとつひとつに担当者と期日を設定する。森田は自分のタスクも、田上に頼んだタスクも、同じ画面で確認できる。「あれ、まだ終わってないんだっけ」と個別に聞きに行く必要がない。
担当アバター・期日・優先度が並んだタスク一覧。今誰が何を持っているかが一目でわかる。
STEP 03
タスク上で相談まで完結
「ロゴのフォント、もう少し柔らかい印象にできますか」という依頼を、タスクのコメントに書く。田上はそのタスクを開いて返信する。チャットに流れて後から探せなくなることも、別のツールを開き直す手間もない。
森田の依頼に田上が返信。やり取りがそのままタスクに積み重なっていく。
STEP 04
外注先はリンク1つで30秒参加
田上を招待するのに、稟議も追加費用も要らない。招待リンクを送るだけで、田上はその案件のタスクだけが見える状態で参加できる。他の案件やスタジオ・コモレビの社内情報は見えない。
共有リンクを送るだけ。アカウント作成の摩擦なく案件グループに参加できる。
STEP 05
キックオフはPaqut内で日程調整
キックオフミーティングの日程を決めるのに、別の日程調整サービスを開く必要はない。候補日をいくつか出して、関係者がそれぞれ○△×で回答する。誰がいつ対応できるかが、そのままグループの中でわかる。
候補日に○△×で回答すると、みんなの回答が集計されて表示される。
STEP 06
予定は出欠管理＋Googleカレンダー連携
日程が決まったら、そのままイベントとして登録される。誰が参加で誰がまだ回答していないかが一目でわかる。自分のGoogleカレンダーに追加したい人は、ワンクリックで登録できる。
参加・未回答が一覧でわかる。ワンクリックでGoogleカレンダーにも追加できる。
STEP 07
カレンダーで案件全体の締切と予定を俯瞰
納品物の締切も、キックオフやレビューの予定も、同じカレンダーの上に並ぶ。今週・来週で何が動いているかを、俯瞰で確認できる。
タスクの期日とミーティングの予定が、同じカレンダーに並ぶ。
Summary
1つの案件が、ひとつの流れで完結する。
グループを作る → 招待する → 依頼する → 日程を決める → 進める → 俯瞰する。 外注先とのやり取りに使うツールを増やさずに、案件の最初から最後までを1つの場所で動かせる。
無料で始める →なぜ日程調整を社内のカレンダー共有ではなく○△×の投票にしたのか、その設計の理由は 会社の壁を越えた瞬間、予定表は見えなくなる で書いています。
よくある質問
- 外注先もアカウントが必要ですか？
- 案件に参加してタスクを更新したりコメントしたりする場合は、招待リンクからアカウントを作成します。作成自体は数十秒で終わり、追加費用はかかりません。確認だけしてもらいたい相手には、アカウント登録なしでURLだけで内容を見てもらう「ゲストライト」という参加方法もあります。
- 無料で何人まで招待できますか？
- 全プランで外部ゲストの招待人数に制限はなく、追加費用もかかりません。月額料金は自社メンバーの人数だけで決まります。
- 日程調整に外部ツールは必要ですか？
- 必要ありません。候補日を出して関係者が○△×で回答する日程調整は、Paqutの中で完結します。
- Googleカレンダーと連携できますか？
- できます。決まった予定はワンクリックで自分のGoogleカレンダーに追加できます。