チームの作り方、
外部との仕事、生産性。
Paqut が考えること、書きたいこと。
チームタスク管理と外部コラボレーションのヒント。
Paqutが生まれた理由と、これから書かれる人物の話。
創業ストーリー タスクは、投げるものじゃない。｜Paqutのストーリー 読む →Excelで管理していたリストを、1行1行タスクに打ち直していませんか
既存のExcelやスプレッドシートで管理していたリストを、タスク管理ツールに移すとき、1行ずつ手で入力し直すのは大きな手間です。CSV・Excelファイルやコピー＆ペーストから、そのまま取り込める仕組みを紹介します。
複数の案件を抱えていると、「今日やる3つ」がどこにあるか分からなくなる
複数のグループやタスクリストを抱えていると、今日本当に終わらせるべきタスクが、あちこちのリストに散らばってしまいます。グループの境界を越えて、その日の優先タスクだけを1箇所に集める仕組みを紹介します。
先月やったこと、ちゃんと振り返っていますか
タスクをこなすだけの日々では、先月1ヶ月で何を完了させたのかが記憶から薄れていきます。月初に自動で表示される、先月の活動を振り返るカードの仕組みを紹介します。
一つのタスクのコメント欄に、別件の依頼が静かに積み重なっていませんか
外注先とのやり取りがコメント欄に集中すると、本来は別のタスクであるはずの依頼が、同じコメント欄に紛れ込んでいくことがあります。話題の混在を検知して、コメントをその場で新しいタスクに分けられる仕組みを紹介します。
タスクをやってくれた人への「ありがとう」は、1on1まで持ち越さなくていい
外注先やクライアントへの感謝は、評価面談のような場でまとめて伝えるものになりがちです。タスクが終わったその場で、ワンタップで感謝を伝えられる仕組みを紹介します。
似たようなタスクを立てるたびに、担当者と期日をまた入力し直していませんか
外注先やクライアントとのやり取りでは、形の似たタスクを何度も作ることがあります。毎回ゼロから入力するのではなく、既存のタスクを複製して必要な部分だけ直す方法を紹介します。
タスク管理ツールを開かなくても、締め切りを自分のGoogleカレンダーで確認する方法
外注先やクライアントとのタスクが増えると、確認すべき場所がタスク管理ツールとカレンダーの二つに分かれてしまいます。タスクの期限を自分のカレンダーにそのまま表示させる仕組みを紹介します。
外注先と共有するタスク一覧で、何を先にやるべきかをすぐ揃える方法
複数の外注先やクライアントと一つのタスク一覧を共有していると、「結局どれが一番急ぎなのか」がやり取りの中で埋もれてしまいます。優先度を付けて並べ替えるだけで、この状態を解消できます。
外注先からのメール依頼を、わざわざタスクに打ち直さなくていいようにする方法
外注先やクライアントからの依頼メールを、タスク管理ツールに手で打ち直すのは地味に手間がかかる作業です。メールをそのままタスクに変換できる仕組みと、その安全性について整理します。
外注先との案件が終わったとき、記録ごと消さずに片付ける方法
外注先やフリーランスとの案件が完了したあと、過去のやり取りやタスクの記録をどう扱うか。消す・残すの二択ではなく、しまっておいて必要なときに戻せる方法を解説します。
招待リンクを送ったら、相手は自動的に入ってくるのか
外注先やクライアントに招待リンクを送るとき、相手がリンクを踏んだ瞬間に案件へアクセスできてしまうのか不安になることがあります。参加の申請と承認がどう分かれているかを整理します。
「期限過ぎてますよ」を、毎回自分から言わなくていい仕組み
外注先やフリーランスのタスクが期限を過ぎたとき、気づいて連絡するのはいつも発注側になりがちです。期限超過を担当者自身の画面に表示する仕組みと、その役割分担を解説します。
毎週・毎月のクライアント提出物を、都度ゼロから作らなくていい仕組み
外注先への定期確認、クライアントへの週次報告、月次の請求書提出。毎回同じタスクを手作業で作り直すのではなく、完了するたびに次の回が自動的に用意される仕組みと、早く通知が来すぎないようにする設定を解説します。
クライアントが増えるたびに、新しいアカウントを作る必要はあるか
複数のクライアント企業からタスク管理ツールに招待されると、その数だけアカウントが増えていくように感じる。実際にはどうなっているのか、アカウントの仕組みを整理します。
「担当者」を変更しなくても、今誰の番かが分かる仕組み
外部の協力者とのやり取りでは、コメントで「田中さんお願いします」と書くだけで、担当者の変更ボタンは押されないことが多い。それでも今誰の番かを把握する考え方を解説します。
外注先がタスクに添付したファイル、容量は誰のプランから引かれるのか
外部の協力者をタスク管理ツールに招待して、ファイルを添付してもらう。その容量は誰の契約プランに積み上がるのか。招待した側の責任範囲として整理する考え方を解説します。
外注先が「オンライン」かどうかを気にしても、仕事は見えてこない
リモートの外注先やフリーランスの「動きが見えない」不安は、オンライン表示を増やしても解決しない。見るべきは今この瞬間の在席ではなく、完了の記録だという考え方を整理します。
Teamsのチャットに外部の人を追加できない・表示されないときの原因と対処法｜1対1・グループチャット
Microsoft Teamsで、1対1チャットやグループチャットに組織外の人を追加しようとしたのに、候補に表示されない・追加できないことがあります。これは「チームへのゲスト招待」とは別の仕組み（外部アクセス）で動いているためです。原因と対処法を整理します。
外部の協力者に依頼した内容を、本当に見てもらえたのか分からない
メールやチャットで依頼を送っても、相手が実際に内容を確認したのか、返事がないだけで実は見ていないのかが分かりません。依頼した内容が、きちんと相手に届いて確認されたかどうかを把握する方法を整理します。
カレンダーを共有していない社外の相手と、どうやって日程を決めればいいのか
社内の相手となら、カレンダーの空き時間を見て、すぐに日程を決められます。社外の相手とは、お互いのカレンダーが見えないため、候補日を何往復もやり取りすることになりがちです。カレンダーを共有せずに日程を決める方法を整理します。
タスク管理ツールを最初に導入した担当者が異動・退職したら、案件データはどうなるのか
多くのツールは、最初にセットアップした人がオーナー権限を持ちます。その担当者が異動や退職でいなくなったとき、案件のデータやメンバー管理が宙に浮いてしまわないか、導入前に確認しておきたいポイントです。
外部の人が操作に慣れていないまま、タスクを誤って削除してしまったらどうなるか
外注先やクライアントは、社内のメンバーほどツールの操作に慣れていないことがあります。誤ってタスクを削除してしまったとき、すぐに元に戻せるのか、それとも取り返しがつかないのかで、招待のハードルが変わります。
現場の外注先がスマホだけで使うとき、通知を見逃したり情報が古いままになったりしないか
現場作業者や職人など、パソコンを使わずスマホだけで仕事をする外注先を巻き込むとき、通知が届くか、アプリをバックグラウンドから戻したときに情報が最新になっているかが気になります。モバイル利用での信頼性を整理します。
日本語が読めない海外の協力者を招待したら、画面はどうなるのか
海外の外注先や、日本語を母語としないクライアント担当者を、タスク管理ツールに招待することがあります。相手の画面が日本語のままだと、使ってもらうこと自体が負担になります。招待する相手ごとに画面の言語を変えられるかどうかを整理します。
外注先・クライアントを、何人呼んでも ¥0。
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