Googleチャット（Google Chat）でスペースや会話に招待したのに、相手から「招待メールが届いていない」と言われた場合、原因はメールの不着だけとは限らない。招待が届くかどうかは、相手のアカウントの種類、こちらと相手の組織の設定、招待した場所の種類によって決まる。

先に結論：招待が届かないときの確認順

  1. 相手のGoogle Chatの画面に、招待が出ていないかを確認する。メールが見当たらなくても、Chatの名簿や「スペースを探す」に「招待済み」と表示されていることがある。
  2. 相手の迷惑メールフォルダと「プロモーション」タブを確認する。
  3. 招待した場所が、外部ユーザーを追加できる種類か確認する。複数人のグループメッセージには、外部ユーザーを追加できない。ダイレクトメッセージか、外部の参加を許可したスペースを使う。
  4. 相手がGoogle Workspaceを使っているなら、相手の組織でChatが有効か、外部チャットが許可されているかを、相手側の管理者に確認する。
  5. こちら側の管理者設定（外部チャット、外部が参加できるスペース、ドメインの許可・拒否リスト）を確認する。
  6. 相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、ゲストとして招待する仕組みがあるが、管理者の許可が要る。

相手のアカウントの種類で、招待の届き方が違う

外部の人を招待するとき、相手は次の3つのどれかに当たる。

Google Workspaceを使っている人。相手の組織の管理者が、Chatを有効にし、外部ユーザーとのチャットを許可している必要がある。管理者がChatを無効にしていると、招待を受け取れず、スペースへの参加も、ダイレクトメッセージへの返信もできない。

GmailなどのGoogleアカウントを持つ個人。外部ユーザーとして招待される。招待された側には招待メールが届き、Chatの画面にも招待として表示される。

Googleアカウントを持たない人。ゲストとして招待する仕組みがある。招待を受けた人がアカウントを登録して参加する。この場合、参加した人の情報は、招待した組織が管理するデータとして扱われる。

なお、外部ユーザーは、招待した時点ですぐに追加されるのではなく、まず「招待」される。プライバシーと悪用を防ぐための設計で、相手が承認して初めてやり取りが始まる。

招待が届かない主な原因

招待メールに気づいていない（迷惑メール・プロモーションタブ）

招待はメールでも届く。受け取った側のメールの設定によっては、Googleからのメールが迷惑メールや「プロモーション」に振り分けられることがある。相手には、Googleから届いたメールを、迷惑メールフォルダも含めて確認してもらう。

メールが見つからなくても、諦めなくてよい。招待は、Google Chatの名簿や「スペースを探す」の画面にも「招待済み」として出る。相手にChatを開いて確認してもらうのが、いちばん早い。

招待した場所が、外部ユーザーを追加できない種類だった

外部ユーザーを追加できるのは、1対1のダイレクトメッセージと、外部の参加を許可したスペースだけだ。複数人のグループメッセージに外部ユーザーを追加することはできない。

外部の人を含めて複数人で会話したいなら、スペースを作り、外部の参加を許可した上で招待する。

相手の組織でChatが無効、または外部チャットが許可されていない

相手がGoogle Workspaceを使っている場合、相手の組織の管理者の設定が影響する。

  • 相手の組織でGoogle Chatが無効になっている。この場合、招待を受け取ることも、スペースに参加することも、ダイレクトメッセージに返信することもできない。
  • 相手の組織の管理者が、外部ユーザーとのチャットを無効にしている。この場合、お互いにメッセージを送り合えない。
  • 相手側の許可リストに、こちらのドメインが登録されていない。

これらは、こちらからは変えられない。相手側のIT管理者に、設定の確認を依頼することになる。

こちら側の管理者設定で制限されている

こちらの組織の設定で、外部への招待が止まっていることもある。管理者は、次を確認する。

  • 外部チャットが許可されているか
  • 外部の人が参加できるスペースが許可されているか
  • 相手のドメインが、拒否リストに入っていないか
  • 信頼できるドメインの設定で、相手が制限されていないか

信頼できるドメインを設定している組織では、その範囲外のGoogleアカウントとは共同作業ができなくなる。相手が、会社のメールアドレスで個人のGoogleアカウントを作っている場合にも影響する。

履歴の設定などが、お互いに噛み合っていない

チャット履歴の保持ポリシーやデータの保存場所の設定が、両者で競合していると、チャットが成立しないことがある。この場合も、両方の管理者の確認が必要になる。

招待を送り直す前に

同じ相手に何度も招待を送る前に、まず相手のChatに、すでに招待が届いていないかを確認する。届いているのに気づいていないだけなら、送り直す必要はない。

管理者の設定を直したあとで、改めて同じ場所（ダイレクトメッセージ、またはスペース）から招待を送る。招待を送る場所が、外部ユーザーを追加できる種類かどうかも、あわせて確認する。

Googleアカウントがない相手を、ゲストとして招待する

取引先がGoogleアカウントを持っていない場合は、ゲストとして招待する方法がある。手順は、ダイレクトメッセージなら「チャットを新規作成」でゲストのメールアドレスを入力して最初のメッセージを送る。スペースなら、スペースの「メンバーを管理」から「追加」で、ゲストのメールアドレスを入力する。

ただし、次の条件がある。

  • 相手が、Google WorkspaceのアカウントもGmailアカウントも持っていない。
  • 招待する側の管理者が、ゲストの招待を許可している。
  • 管理者が、被招待者のドメインと、招待する人を、許可リストに登録している（許可リストで制限している組織の場合）。
  • 外部メンバーが、スペースへ参加することを許可している。
  • 組織のゲスト数の上限を超えていない。

ゲストには、青緑色の「外部」というラベルが表示される。

つまり、「Googleアカウントがないと参加できない」わけではない。ただし、管理者側の設定が揃っていなければ、実際には招待できない。

管理者に確認を依頼するときの伝え方

相手の管理者、または自社の管理者に依頼するときは、次のように具体的に伝えると、話が早い。

  • 外部ユーザーとのチャット（外部チャット）が許可されているか確認してほしい
  • 外部の人が参加できるスペースが許可されているか確認してほしい
  • こちらのドメイン（または相手のドメイン）が、拒否リストに入っていないか、許可リストに登録されているか確認してほしい
  • Googleアカウントを持たない相手をゲストとして招待する場合は、ゲストの招待が許可されているか確認してほしい

招待の摩擦が積み重なると何が起きるか

外部の取引先や外注先を招待する場面が多いと、「招待を送る、届いていない、原因を探す、管理者に頼む、設定が変わるのを待つ」という流れが、案件ごとに繰り返される。案件を動かしたいときに、招待そのものが最初のボトルネックになる。

Google Chatは、組織の中のコミュニケーションを前提に作られており、外部との連携には、双方の管理者の設定が絡む。外部の人が頻繁に出入りする仕事では、この前提が、運用の負担になりやすい。

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参考にした公式ヘルプ

設定項目の名称や条件は、Googleの仕様変更やご利用のエディションで異なることがあります。実際の設定は、管理コンソールとGoogleの最新のヘルプで確認してください。

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