弁護士事務所では、ひとつの案件が数ヶ月・数年にわたって動く。その間に書類のやり取り・相手方との交渉・裁判期日・依頼人への報告が繰り返される。これが複数の案件で同時に進行する。

担当弁護士と事務局スタッフがそれぞれの役割で動く中で、「この案件は今どこまで進んでいるか」「次の期日はいつか」「依頼人への連絡はしたか」という情報をどこで管理するかが、事務所の運営効率を左右する。

法律事務所の案件管理で起きやすい問題

案件の進行状況が個人のメモに散る

担当弁護士が手帳・メモ・頭の中で案件の状況を管理していると、その弁護士が不在のときに他のスタッフが状況を把握できない。

「先生が対応中」という状態では、依頼人から問い合わせが来たときに事務局が回答できない。案件の状況が属人化すると、スタッフの交代・休暇時に情報の空白が生まれる。

複数の期日が重なる

裁判期日・書類提出期限・交渉の回答期限・依頼人との面談日。複数の案件を並行させていると、ある週に期日が重なることがある。

個人のカレンダーや手帳でバラバラに管理していると、期日の集中を事前に把握しにくく、直前になって準備が間に合わないという状況が起きやすい。

依頼人からの「どこまで進みましたか」

依頼人が進捗を気にするのは当然だ。電話・メールで問い合わせが来るたびに担当者が状況を確認して折り返す手間が積み重なる。

案件が多くなるほど、個別の進捗確認の応対コストが増える。

法律事務所の案件管理に向く設計

案件ごとにプロジェクトを立てる

タスク管理ツールで案件ごとにプロジェクトを作り、その案件に関するすべてのタスクをそこに集約する。

タスクの例：

  • 受任時の書類収集依頼
  • 相手方への内容証明送付
  • 相手方からの回答期限確認
  • 裁判期日の準備（○○裁判所・第3回弁論）
  • 依頼人への進捗報告

このようにタスクを案件の流れに沿って並べておくと、「今どこか」が一目でわかる。

ステータスで進捗を可視化する

「受任」「書類収集中」「交渉中」「待機（相手方回答待ち）」「判決・和解待ち」「完了」といったステータスをタスクまたはプロジェクトで管理すると、事務所全体の案件マップが見えるようになる。

担当弁護士が複数いる事務所では、誰がどの案件を担当していて、それぞれ何の段階にあるかを管理者や事務局が把握できる。

期日をタスクに紐付ける

裁判期日・提出期限・面談日をタスクの期日として登録しておく。期日が近づくと担当者に通知が届く設計にすることで、カレンダー確認の手間と見落としを減らせる。

複数案件の期日をひとつのツールで見ると、「この週に何が集中しているか」が事前にわかる。準備の計画が立てやすくなる。

依頼人への進捗共有をシンプルにする

依頼人をタスク管理ツールにゲストとして招待し、案件の進捗を共有する設計にすることで、問い合わせの電話を減らせる。

依頼人が見えるタスクと、スタッフのみが見える内部タスクを分けて設計することがポイントだ。

依頼人向けに見せるタスク例：

  • 「書類を○月○日までに提出してください」
  • 「現在相手方と交渉中です。○日ごろに状況をご報告します」
  • 「裁判期日は○月○日です」

依頼人が自分でツールを開いて確認できる状態を作ると、「どこまで進んでいますか」という問い合わせが来る頻度が下がる。

法律事務所向けツールの選び方

リーガルテックシステムとの違い

法律事務所専用のリーガルテックシステム（CLAW、Legoなど）は、タイムチャージの記録・案件の費用管理・請求書作成など法律事務所特有の機能を持つ。

汎用のタスク管理ツールは、タイムチャージ管理・法的書類の生成といった機能は持たないが、進捗管理・担当者への通知・依頼人との情報共有という用途で使える。専用システムを導入するほどの規模・費用感ではない場合や、進行管理だけを整理したい場合に汎用ツールが向く。

選ぶときの確認点

情報の機密性への対応：案件情報は依頼人の機密情報を含む。プロジェクト単位でアクセス制御ができるか、クラウドのデータ管理の仕様が事務所のポリシーに合うかを確認する。

外部ゲストの招待費用：依頼人を招待する場合、シートベース課金のツールでは依頼人の人数分のコストが発生する。依頼人が多い事務所では、外部ゲストを追加費用なしで招待できるツールを選ぶとコストが安定する。

担当弁護士の負荷：操作が複雑なツールでは、担当弁護士が日常的に使わなくなる可能性がある。シンプルな操作でタスクを更新・確認できる設計が定着につながる。

Paqut での運用例

Paqut では、案件ごとにプロジェクトを作り、担当弁護士・事務局スタッフ・依頼人をそれぞれの権限で招待できる。

自社メンバー（弁護士・スタッフ）の人数分だけ課金し、依頼人はゲストとして追加費用なしで招待できる。依頼人が増えても料金は変わらないため、案件数が増えるほどコストパフォーマンスが高まる設計だ。

担当者への期日通知・ステータス管理・タスクへのコメントで進捗を記録する運用が、事務所の案件管理の基本を整える。

複数案件の期日管理・担当弁護士への通知・依頼人への進捗共有をメールの往復なしに整えるなら、Paqutは弁護士・スタッフの人数分だけ課金し、依頼人は何人招待しても追加費用がかかりません。まず進行中の案件1件をPaqutで試してみてください。

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