翻訳業は、1案件に複数の翻訳者・校正者・DTP担当が関わり、言語が増えるほど外部メンバーの数も増える。案件ごとに翻訳者の組み合わせが変わり、外注先の流動性が高い業種だ。この構造に合った案件管理ツールを選ぶことが、進行管理の質と管理コストの両方を左右する。

翻訳会社・翻訳エージェンシーの案件管理には、他業種にはない構造的な課題がある。

1本の案件に英語・中国語・韓国語の翻訳が必要な場合、言語ごとに翻訳者が変わる。翻訳後に校正者が入り、レイアウトが必要な場合はDTP担当も関わる。クライアントへの納品前に最終確認が入る。複数の言語・複数の外注先が並走する案件を管理するとき、タスクの担当と進捗をどこで把握するかが問われる。

翻訳案件の構造

翻訳1案件の典型的な流れはこうなる。

  1. 原文受領・文字数確認（社内）
  2. 翻訳者アサイン・依頼（言語ごとに別の翻訳者）
  3. 翻訳完了・社内確認
  4. 校正者への依頼（別の外注先）
  5. DTP・レイアウト（必要な場合は別の外注先）
  6. クライアントへの確認依頼
  7. 修正対応・最終納品

この流れに複数言語が並走すると、英語翻訳はステップ4、中国語翻訳はステップ2、韓国語翻訳はステップ6、という状態が同時に存在する。どの言語がどこまで進んでいるかを把握する場所が必要になる。

Excelやメールだけではできないこと

翻訳業でよく見られるのは、Excelで案件一覧を管理しながら、翻訳者への連絡はメールで行うという運用だ。

この方法は翻訳者が2〜3人、案件が数本の段階では回る。翻訳者が10人以上になり、案件が月に10本以上になると、「Excelの案件管理シート」と「メールの連絡」のギャップが管理漏れの温床になる。「この翻訳者に今何を依頼しているか」を確認するためにメールを遡る作業が、週に数時間を占めるようになる。

翻訳者をタスク管理ツールに招待して、「このタスクの翻訳をお願いします」という依頼をタスクとして記録すると、進捗確認のメールが不要になる。翻訳者がタスクのステータスを「作業中」→「完了」に更新するだけで、管理者側には通知が来る。

翻訳業に合うツール選定の基準

翻訳者の招待コストが案件数・人数に連動しないか

翻訳会社は同時に関わる外部の人数が多い。英語翻訳者、中国語翻訳者、校正者、DTP担当——1案件に5〜10人の外注先が動くこともある。シート課金のツールは外注先が増えるほど月額が増える。案件規模によって外注先の数が変動する翻訳業には、外部ゲストの招待コストが固定のツールが合う。

言語・担当者ごとに情報を分離できるか

英語翻訳者が中国語翻訳の原稿を見られる必要はない。クライアントが翻訳者への発注価格を見てはいけない。案件内で「誰が何を見られるか」を設定できる権限設計が、翻訳業の情報管理には重要だ。

クライアントをツール上で確認作業に巻き込めるか

翻訳完了後のクライアント確認を、メール添付ではなくツール上のタスクとして管理できると、「確認依頼を送った・受け取った」の記録が残る。確認が必要な箇所のやり取りをタスクコメントで一元化できると、メール往復が減る。

Paqutを翻訳業に使う設計

Paqutの外部ゲスト無制限招待は、翻訳者・校正者・DTP担当が多数いる翻訳業に直接合う。Proプラン月額¥2,980で、英語翻訳者10人・中国語翻訳者5人・校正者3人を招待しても月額は変わらない。

グループ（案件）単位でアクセス制御ができるため、言語別・外注先別に見えるタスクを分ける設計が作れる。英語案件グループは英語翻訳者のみ、中国語案件グループは中国語翻訳者のみ——この設計を、UIの操作だけで作れる。

クライアントは別のゲストとして招待し、確認・承認タスクだけが表示されるグループを設定することで、翻訳完了後の確認作業をツール上で完結できる。

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