Google Workspaceのゲストアカウントとは、組織外のユーザーを特定のGoogleサービス（ドライブのファイル・Googleドキュメント・Googleスプレッドシートなど）に招待したときに付与される外部ユーザーの区分のことだ。

組織のメンバーとは異なり、招待されたリソースにのみアクセスできる。Google Workspaceのアカウントを持っていない相手でも、個人のGoogleアカウント（Gmail）があれば招待を受け入れられる。

Google Workspaceのゲストアカウントとは

Google Workspaceの「ゲスト」とは、組織（会社のドメイン）に属していない外部ユーザーが、そのドメインのWorkspaceリソースにアクセスするときの権限区分だ。

組織メンバーゲスト（外部ユーザー）
アカウント会社ドメインのWorkspaceアカウント個人のGoogleアカウント
アクセス範囲ドメイン全体招待されたリソースのみ
メール会社のGmail（@company.com）自分のGmailアドレス
組織ディレクトリへの表示されるされない
料金Workspaceライセンス必要追加料金なし

ゲストアカウントの招待方法

GoogleドライブやGoogleドキュメントへの招待手順は次の通りだ。

  1. 共有したいファイルまたはフォルダを開く
  2. 「共有」ボタンをクリックする
  3. 相手のメールアドレスを入力する
  4. 権限を選択する（閲覧者・コメント可・編集者）
  5. 「送信」をクリックして招待メールを送る

相手がGoogleアカウントを持っていれば、招待メールのリンクを開くだけでアクセスできる。Googleアカウントがない場合はアカウントの作成が必要になる。

組織外へのファイル共有がWorkspace管理者の設定で制限されている場合、招待できないことがある。その場合は管理コンソールで「外部への共有設定」を確認してほしい。

ゲストアカウントができること・できないこと

Google Workspaceのゲストとして招待されたユーザーができることとできないことは次の通りだ。

できること：

  • 招待されたファイル・フォルダへのアクセス（権限に応じて閲覧・コメント・編集）
  • Google Chatへの招待（管理者設定が有効の場合）
  • Google Meetへの参加（招待リンクがあれば）

できないこと：

  • 招待されていないファイルやフォルダへのアクセス
  • 組織のディレクトリ（メンバー一覧）の閲覧
  • 組織のカレンダーや共有リソースへの自由なアクセス
  • Workspaceの管理設定への参加

ゲスト招待の料金

GoogleドライブやGoogleドキュメントへの外部ユーザー招待自体に追加料金はかからない。有料ライセンスが必要なのは組織メンバー（ドメインアカウント）のみで、ゲスト（外部ユーザー）に対してWorkspaceのライセンスを追加購入する必要はない。

共有ドライブを外部ユーザーと使う場合、そのストレージ消費はWorkspaceプランのストレージ容量にカウントされる。ストレージを大量に使う運用をする場合は確認が必要だ。

外注先との案件管理にGoogle Workspaceは向くか

Googleドライブは資料の共有・共同編集に強い。外注先と一緒にドキュメントを編集したり、制作物のフィードバックをGoogleドキュメントのコメントで行う場合、ゲスト招待を使うのは自然な選択だ。

一方で、以下の用途はGoogle Workspaceのゲスト機能だけでは対応しにくい。

  • タスクの割り当てと期日管理
  • 案件ごとの進捗を一覧で確認する
  • 外注先が自分のタスクだけ確認できる権限設計
  • フィードバックをタスクに紐付けて履歴を残す

外注先との案件管理では、Google Workspaceはドキュメント・ファイル共有のハブとして使い、タスク管理・進捗確認・フィードバック管理は専用ツールで行う分担が機能しやすい。

外注先を招待してもコストが変わらないPaqutと、Google Workspaceを組み合わせることで、ファイル共有はGoogleドライブ、タスク・進捗管理はPaqutで整理できます。外注先の人数が増えても月額は変わりません。

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