LINE WORKS は、LINEのビジネス版として国内の中小企業に広く使われている。社内のコミュニケーションをLINEと同じ感覚で使えるため、デジタル化の入り口として選ばれることが多い。
外注先やクライアントとやり取りするとき、「LINE WORKSに招待できるの？」「外部の人と連絡する方法は？」という疑問が出てくる。LINE WORKSの外部連携は、SlackやAsanaのような「ゲスト招待」とは設計が異なるため、仕組みを整理しておく。
LINE WORKS の外部連携の仕組み
LINE WORKS に外部の人を巻き込む方法は主に 2 つある。
外部トーク
外部トークは、自社の LINE WORKS と他社の LINE WORKS をつないでメッセージを送受信する仕組みだ。相手が別の組織で LINE WORKS を使っていれば、互いのアカウントでトークができる。
外部トークを使うには、双方の管理者が外部トークを許可する設定をしている必要がある。相手側の設定次第でつながれないケースもある。
LINE 連携
LINE WORKS ではアカウントを持っていない相手——個人の LINE アカウント——とメッセージのやり取りができる。クライアントが LINE WORKS を持っていなくても、個人 LINE 宛にメッセージを送れる機能だ。
ただし、個人 LINE との接続は送受信の基本的なメッセージに限定される部分があり、LINE WORKS のタスク・カレンダー・ファイル共有などの機能と連携しているわけではない。
外部の人を「メンバー」として招待すると費用が発生する
外注先を LINE WORKS のメンバーとして自社ドメインに追加する場合は、その人数分のライセンス費用が発生する。
外部トークや LINE 連携は「別々のアカウントをつなぐ」設計だが、外注先を自社の LINE WORKS の一メンバーとして管理したい場合は、新しいアカウントを発行することになる。その場合はライセンスが必要だ。
主なプランの概要：
| プラン | 月額（税別・1人あたり） | メンバー数上限 |
|---|---|---|
| フリー | 無料 | 100名 |
| スタンダード | ¥540 | 無制限 |
| アドバンスト | ¥960 | 無制限 |
※料金は変動することがあります。公式サイトで最新の金額を確認してください。
LINE WORKS の外部連携で起きやすいこと
タスク管理には向いていない設計
LINE WORKS はビジネスメッセージングが主軸のツールで、タスク管理機能は補助的な位置づけだ。
「誰がどのタスクをいつまでに担当しているか」を一覧で把握する、複数の案件を並行管理する、外注先の進捗をステータスで確認するといった用途には、設計が合っていない。
外部トークの設定が双方に必要
外部トーク経由で外注先と連絡を取るには、外注先側も LINE WORKS を使っていて、かつ外部トークの接続を許可している必要がある。
外注先によっては LINE WORKS を使っていない、あるいは管理者設定で外部トークを無効にしているケースもある。使えるかどうかが相手の環境に依存する。
チャンネル・トークルームとタスクが分離する
案件のやり取りはトークルームで行い、タスクの管理は別途 ToDo 機能や他のツールで行う、という分散が生まれやすい。「あの案件の連絡どこだっけ」「このタスクの期日どうなってた」という確認のコストが積み重なる。
外注先との案件管理で LINE WORKS を使う現実
外注先・クライアントとの日常的な連絡に LINE WORKS を使うこと自体は問題ない。相手が LINE WORKS または個人 LINE を持っていれば、連絡のハブとして機能する。
ただし、案件ごとのタスク管理・進捗の可視化・担当者と期日の一元管理は LINE WORKS の得意領域ではない。外注先が増えると、連絡はつながっていてもタスクの状況が見えない状態になりやすい。
実際の運用では、連絡は LINE WORKS、案件管理は専用のタスク管理ツールという分担になることが多い。
外部ゲストを無制限に招待できるツールと比べると
LINE WORKS の外部トークは「別のサービスをつなぐ」設計で、外注先を巻き込むコストの構造が他のタスク管理ツールとは異なる。タスクの管理・担当者の可視化・進捗の確認といった用途は、専用のタスク管理ツールで補う必要がある。
外注先・クライアントを何名招待しても追加費用がかからない設計のタスク管理ツールとして Paqut がある。自社メンバーの人数分だけ課金し、外部ゲストは無制限に招待できる。LINE WORKS で日常連絡をしながら、案件・タスクの管理を Paqut で行う分担が、外注先の多いチームには現実的な組み合わせだ。