LINE WORKSで外部の人と連絡しようとしたとき、「どうやって招待するの？」「SlackやChatworkと何が違うの？」という疑問が出てくる。

LINE WORKSの外部連携は、SlackやChatworkとは仕組みが異なる。外注先や取引先との連絡方法を整理する。

LINE WORKSの外部連携は2種類ある

LINE WORKSに外部の人を加える方法は2経路ある。

外部トーク（別法人のLINE WORKSユーザーと連携）と、LINE連携（個人のLINEアカウントを持つ人とトーク）だ。

外注先が法人としてLINE WORKSを使っているかどうかによって、使う方法が変わる。

外部トーク：別法人のLINE WORKSユーザーと連絡する

外部トークは、異なる組織（テナント）のLINE WORKSユーザーと連絡できる機能だ。

取引先・外注先の会社も LINE WORKS を使っていれば、外部トーク連携の申請と承認を行うことで、1対1のトークやグループトークができる。

外部トークの手順

  1. 管理画面で外部トークを許可する設定を有効にする
  2. 相手（別法人のLINE WORKS管理者）に外部トーク連携の申請を送る
  3. 相手が承認すると連携が完了し、トークが可能になる
  4. メンバーがトーク画面から相手のIDを検索して連絡を開始する

承認には相手側の対応が必要なため、事前に連絡を取り合って手続きを進める必要がある。

外部トークの制限

外部トークで連絡できるのは、LINE WORKSを導入している法人の担当者に限られる。相手が個人のLINEしか使っていない場合は外部トークは使えない。

また、外部トークでやり取りできる内容や機能は、通常のLINE WORKS内のトークより制限される場合がある。ファイル共有・スタンプなど一部の機能が使えないケースがあるため、事前に確認するとよい。

LINE連携：個人LINEアカウントの人と連絡する

外注先が法人としてLINE WORKSを使っておらず、個人のLINEアカウントしか持っていない場合は、LINE連携を使う。

管理者がLINE連携を許可していれば、LINE WORKSのメンバーが個人のLINEユーザーとトークできる。

LINE連携の特徴

相手（外注先・クライアント）はLINEをそのまま使える。LINE WORKSのアカウントを作ってもらう必要がない。連絡先のハードルが低いため、LINE WORKSを使っていない外注先と連絡するには手軽な方法だ。

ただし、LINE WORKS側からは「LINE WORKSユーザーがLINEユーザーとトークしている」という見え方になる。LINE側のユーザーからは、相手がLINE WORKSを使っているか個人のLINEを使っているかは区別がつかない。

LINE連携の注意点

LINE連携でのトークは、LINE WORKS内のトークとは管理対象が異なる場合がある。業務上のやり取りをLINEで行う場合、ログ保存・メッセージの管理が別途必要かどうかを確認しておく必要がある。

外注先の担当者が業務用のLINEと個人用のLINEを分けていない場合、業務連絡が個人のLINEに届く形になる。外注先によっては業務連絡を個人LINEで受けることを好まないケースもある。

SlackやChatworkとの違い

外部連携の方式LINE WORKSSlackChatwork
外部ユーザーの扱い外部接続（メンバーとして加えない）ゲストとして招待コンタクト追加
相手に必要なものLINE WORKSまたはLINEアカウントSlackアカウントChatworkアカウント
制限の細かさ接続単位での制限チャンネル単位での権限設定チャット単位
費用外部連携自体は無料ゲスト数で無料枠が変動コンタクト追加は無料

Slack はチャンネル単位でゲストのアクセスを制御できる設計で、外注先が見られる情報を細かく管理できる。Chatwork はコンタクト追加でつながるシンプルな設計だ。

LINE WORKS は外部の人をメンバーとして加えるのではなく、外部との接続という形で連絡する設計が特徴だ。LINEとの連携があるため、相手がLINEしか使っていない場合でも連絡できるのは他ツールにない強みだ。

外注先が多い場合の連絡管理

LINE WORKSで外注先との日常連絡を取ることはできる。ただし、複数の外注先・複数の案件を並行して動かしているとき、「誰にどのタスクを依頼していて、今どこまで進んでいるか」を把握するのはトークだけでは難しくなる。

外注先Aへの依頼はトークAに、外注先Bへの納品確認はトークBに。「あの件、どこまで進んでましたっけ」と確認するたびにトーク履歴をさかのぼる。依頼した側と依頼された側で認識がずれていても、どのトークで何を決めたか掘り返すのに時間がかかる。

LINE WORKSはコミュニケーションに強い。でも外注先への依頼記録・期日・進捗の管理は、トークとは別の場所に置く方が実務に合う。

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