Microsoft Teamsの1対1チャットやグループチャットに、組織外の人を追加しようとしたのに、候補に表示されない、または追加できないという状況が起きることがある。
この問題は、「チームにゲストを招待する」機能とは、別の仕組みで動いている。混同すると、確認すべき設定を取り違えてしまう。
先に結論：チャットへの追加とチーム招待は別の機能
Teamsには、組織外の人と関わる方法が2つある。
一つは「ゲストアクセス」。チーム（チャネル）に組織外の人を招待する仕組みで、管理者が事前に有効化しておく必要がある。
もう一つは「外部アクセス」。1対1チャットやグループチャットに、組織外の人を追加する仕組みで、こちらは既定で有効になっている。
チャットに追加できない場合に確認すべきなのは、ゲストアクセスではなく、外部アクセスの設定だ。
1対1チャットに追加できる相手
1対1チャットには、Teams、Teams Free、Skype for Businessを使っている相手を追加できる。相手がTeamsのアカウントを持っていない場合は、招待によって、管理されていないTeamsアカウントを作成してもらう流れになる。
Skype for Businessの相手とは、書式なしのプレーンテキストでのやり取りに限られる。Teams Freeの相手は、招待を承諾するまでチャットに参加できない。
グループチャットに追加できる相手と、既存グループへの追加条件
グループチャットに追加できるのは、TeamsまたはTeams Freeを使っている相手に限られる。1つのグループチャットには、最大250人まで参加できる。
既存のグループチャットに、新しく組織外の人を追加しようとする場合には、条件がある。そのグループチャットに、すでに組織外の参加者が1人以上含まれている必要がある。含まれていない場合は、追加しようとしても、既存のメンバーと新しい参加者とで、別の新しいグループチャットが作られる。「追加したはずなのに、既存のチャットに反映されない」という状況は、この条件に当てはまっていることが多い。
追加できない・表示されない主な原因
候補にメールアドレスを入力しても相手が表示されない、追加しようとしても失敗する場合、主に次の原因が考えられる。
外部との通信（外部アクセス）が、組織の設定で許可されていない。相手の組織、またはこちらの組織が、相手先としてブロックされている。コンプライアンスポリシーによって、組織間の通信が制限されている。
グループチャットを作成したあとに、管理者がポリシーを変更した場合、それまで参加できていた人が、条件を満たさなくなって、チャットから外れることもある。
これらは、利用者側では解決できない設定であることが多い。社内の管理者、または相手先のIT管理者に確認を依頼する必要がある。
外部アクセスで参加した相手にできないこと
外部アクセスでチャットに参加した組織外の相手は、メッセージの送受信、絵文字、@メンションは使える。一方で、ファイルの共有・添付や、タブ・アプリの利用はできない。
資料を共有しながらやり取りしたい場合は、この制限を踏まえておく必要がある。
資料や成果物を外部の人とやり取りしながら案件を進めるなら、Paqutはタスクに直接ファイルを添付でき、外部ゲストも同じ画面で確認できます。外部ゲストは何人招待しても追加料金はかかりません。
参考にした公式ヘルプ
- Add or invite people outside your org to a chat in Microsoft Teams（Microsoft サポート）
- Add guests to a team in Microsoft Teams（Microsoft サポート）
設定項目の名称や条件は、Microsoftの仕様変更やご利用のプランで異なることがあります。実際の設定は、管理センターと最新の公式ヘルプで確認してください。
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