コンテンツ制作会社やコンテンツ制作チームの案件管理は、複数クライアント・複数ライターが同時に動くことが多く、管理の複雑さが増しやすい。
「どのクライアントのどの記事を今誰が書いていて、入稿はいつか」を把握するのは、スプレッドシートや口頭での確認だけでは追いつかなくなる。
コンテンツ制作で起きる案件管理の問題
入稿と修正が混在して状況が見えなくなる
コンテンツ制作は、執筆→初稿確認→修正→再確認→入稿、というサイクルを繰り返す。
複数の案件が同時に走ると、「この記事は今どのフェーズか」を管理者が把握するのに時間がかかる。ライターから初稿が届いたことも、クライアントから修正が戻ってきたことも、個別の連絡として来るため、一覧で状況を把握しにくい。
フリーランスライターへの連絡が散らばる
フリーランスライターへの依頼はメールやチャットで行い、進捗確認はその都度連絡するという形になりやすい。ライターが複数いると、誰にどの記事を依頼して、今どこまで進んでいるかを管理者が頭の中で把握することになる。
記事が増えるほど、この把握コストが積み上がる。
修正指示の記録が残らない
クライアントからの修正指示がメールで届き、それをライターに転送する形で修正が進むと、「どの修正がいつ入ったか」の記録が分散する。
後から「あの記事の修正指示、もう一度確認したい」となったとき、メールを遡る作業が発生する。修正が複数回に渡るとその作業が重くなる。
クライアントごとの入稿管理が追いつかない
複数クライアントから異なる本数・異なる期日でコンテンツを受注している場合、クライアントAの今週の入稿本数とクライアントBの来週分を同時に管理することになる。
スプレッドシートで管理していると、ライターの担当変更や本数変更のたびに手動更新が必要になり、更新漏れが起きやすい。
コンテンツ案件管理をタスクに整理する
コンテンツ制作の案件管理を整えるには、記事1本をタスク1件として管理し、担当ライターを外部ゲストとして招待する構成が現実的だ。
タスクに「テーマ・キーワード・文字数・入稿期日・参照URL」を書いておく。ライターはタスクを見て執筆を開始し、完了したらステータスを変える。管理者は一覧でどの記事が今どの状態かを確認できる。
修正指示もタスクのコメントに記録する。「クライアントから〇〇の修正依頼あり、対応期日は×月×日」という形で積み重ねると、その記事の修正履歴がタスク上に残る。
クライアントごとのプロジェクト管理
クライアントごとにグループ（プロジェクト）を作り、そのクライアントの案件記事をタスクとして積み重ねる構成が使いやすい。
「このクライアントの今月分は何本あって、何本完了しているか」がグループを開くだけで分かる。クライアントをゲストとして招待すれば、クライアントも自分の案件の進捗をリアルタイムで確認できる。
フリーランスライターが増えても管理コストが増えない設計
繁忙期に外部ライターを一時的に増やすことが多い場合、ゲスト招待の費用がゼロのツールを使うと、ライターが増えても月額が変わらない。
「フリーランスを3人増やすと月額が上がる」という設計のツールでは、繁忙期に外部リソースを使いにくくなる。招待コストがかからない設計だと、必要なときに必要な人数を動かせる。
ライターへの依頼・修正記録・入稿管理をPaqutで一元化できます。外部ライターを何人招待しても月額は変わりません。
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