カンバンボードとしての使い心地がよく、直感的に使い始められる。Trello がタスク管理の入り口になるチームは多い。
問題は外注先やクライアントを招待しようとしたときだ。「ゲスト招待って無料？」「このプランで何人まで入れられる？」。Trello のメンバー管理は、シンプルな見た目に反して、プランによる制限の構造を把握しておかないと想定外のコストや運用の詰まりが生じる。
この記事では、Trello に外部メンバーを招待する仕組みと費用の構造を整理する。
Trello の外部メンバー招待、2 つの区別
Trello で外部の人を加える方法には 2 つの区別がある。
ひとつはワークスペースへの招待（ワークスペースメンバー）。ワークスペース内のすべてのボードにアクセスできる。
もうひとつはボードへのゲスト招待（ボードゲスト）。特定のボードだけにアクセスでき、他のボードは見えない。
外注先をどちらで招待するかで、費用と権限の範囲が変わる。
ワークスペースメンバーとして招待したときのコスト
ワークスペースメンバーとして外部の人を追加すると、有料プランではシート費用が発生する。追加した人数分だけ月額が増える。
外注先を 5 人追加すれば 5 シート分が増え、案件が終わって退出してもらっても次の人を入れると再びシート費用が乗る。外注先が頻繁に入れ替わるチームでは、月ごとの費用が読みにくくなる。
ボードゲストとして招待したときの扱い
ボードゲストは特定ボードのみアクセスを許可された外部メンバーだ。
無料プランおよび有料プランともに、ボードゲストとして招待する分には追加のシート費用がかからない。外注先を特定案件のボードだけに入れたい場合は、ゲスト招待が費用を抑えやすい。
ただし、ゲストは複数のボードをまたいで作業状況を確認できない。案件 A と案件 B の両方を担当している外注先が両方のボードを見るには、それぞれのボードに個別にゲストとして招待する必要がある。招待の管理が案件の数だけ増える。
無料プランでの外部メンバー招待の現実
Trello 無料プランでは、ワークスペースあたり 10 ボードまでという制限がある。外注先をゲスト招待する分にはシート費用はかからないが、ボード数が増えてくると無料プランの枠を使い切る。
複数の外注先が複数の案件に関わる体制になると、無料プランでは管理しきれなくなる。有料プランへの移行を検討するタイミングで、ゲスト料金の構造も再確認する必要が出てくる。
外注先が増えるチームで起きる Trello の限界
Trello はボード単位の設計が基本だ。案件が増えると「ボード A はどこまで進んでる？」「ボード B の担当者は誰？」を確認するためにそれぞれのボードを開く必要がある。複数プロジェクトを横断的に把握する機能は、上位プランでないと使いにくい。
外注先が複数案件をまたいで関わるとき、ゲストとして各ボードに個別招待していくと招待・退出の管理が煩雑になる。ワークスペースメンバーとして追加すると全ボードにアクセスできるようになる一方で、見せたくない案件の情報も見えてしまうリスクがある。
情報の分離と招待の効率を両立させようとすると、設計に工夫が必要になる。
Trello が向く使い方
シンプルなカンバン管理として Trello は使いやすい。
単一プロジェクトで、社内メンバーが主体で動いている。外部メンバーは 1〜2 名で固定されていて、ゲスト招待で管理できる。ボード数が少なく、全体を 1〜2 ボードで把握できる。
こういった条件に当てはまるチームには Trello は現実的な選択肢だ。
外注先が多い・案件が複数並行する・外部メンバーの出入りが頻繁という条件が重なると、設計が複雑になってくる。
ゲスト無料で外注先との案件管理を設計する選択肢
外注先・クライアントを何人招待しても追加費用がかからないモデルのツールとして Paqut がある。
Paqut は自社メンバーの人数分だけ課金し、外部ゲストは招待リンク 1 本で、アカウント登録なしで参加できる設計になっている。案件ごとに外注先が入れ替わっても、追加の費用調整や招待管理の手間が発生しない。
Trello のシンプルなカンバン操作感に近い設計で、外部メンバーとのタスク共有を専用に作られている。