システム開発会社の案件管理｜複数プロジェクト・外注チーム・クライアント確認を1か所でまわす設計

システム開発会社の案件管理が難しいのは、「誰が何を作っているか」と「クライアントが何を待っているか」の2軸を同時に追わなければならないからだ。

要件定義、設計、実装、テスト、リリース——これらが複数プロジェクトで並行して動く。しかも各工程に外注エンジニアが入ることが多く、「今どのタスクが誰の手元にあるか」の把握が常にぼやける。AIで実装が速くなった今、「作る速さ」より「確認の設計」がプロジェクト管理のボトルネックになってきている。

システム開発でよく起きる管理の問題

開発会社のプロジェクトマネージャーから聞く話はだいたい共通している。

クライアントへの確認依頼をメールで送ったが、返答がどのメールに来たか探しにくい。外注エンジニアへのタスク依頼をSlackで伝えたが、進捗を確認するたびに連絡が必要になる。複数プロジェクトが並行しているとき、「今週どのプロジェクトに工数を集中すべきか」が判断しにくい。

「作るのは速くなったのに、確認と報告に時間がかかる」という状態になっているチームが多い。

システム開発の案件管理で最初にやるべきは、工程をタスクの流れとして設計することだ。

「要件定義」「設計レビュー」「実装」「コードレビュー」「テスト」「クライアント確認」「修正」「リリース」——これらをタスクとして持ち、工程が進むたびにステータスを動かす。タスクを見れば「今このプロジェクトがどこにいるか」が一目でわかる。

「クライアント確認」工程は複数回入ることが多い。設計段階の確認、中間確認、最終確認——このたびにタスクのステータスが「確認待ち」になる。「確認待ちのまま何日も止まっているタスク」が可視化されると、催促が必要なものを能動的に拾えるようになる。

システム開発では、クライアントの担当者との確認が頻繁に発生する。仕様の確認、画面デザインのフィードバック、テスト結果の承認——このやりとりをメールで行うと、「最新の確認がどのスレッドにあるか」が見えにくくなる。

タスクのコメント欄でクライアント担当者とやりとりする設計にすると、「このプロジェクトについての確認のやりとり」が一か所に積み重なる。クライアントをゲストとして招待して、タスクに直接コメントを書いてもらう運用にすると、確認を受け取った日時と内容が記録として残る。

「あの確認、もらいましたっけ」という確認連絡が不要になる。タスクを見れば確認済みかどうかがわかる。

システム開発会社が外注を使う場合、依頼の受け渡し方が管理の要になる。

外注エンジニアへの依頼をSlackや口頭で行うと、「何を依頼したか」「どこまで完成しているか」の確認が個別連絡になる。タスクを立てて外注先をゲストとして招待する設計にすると、「このタスクをお願いしたい」「完了したらステータスを動かしてください」という運用ができる。

外注先がステータスを動かすと、こちらから確認連絡をしなくても進捗がわかる。「3日間ステータスが動いていないタスク」が見えると、詰まっていることに気づいて声をかけられる。

フリーランスエンジニアやデザイナーと複数案件で分業している場合、案件ごとに外注先のメンバーが変わる。招待に都度費用がかかるツールだと外注管理のコストが読めなくなる。ゲスト招待が何人でも無料のツールなら、案件の規模や体制に関係なく同じ設計で回せる。

開発会社のプロジェクトマネージャーが最も難しいと言うのが、複数プロジェクトの工数配分だ。

A社のプロジェクトが今週末にリリース予定で、B社のプロジェクトがテスト中で修正が詰まっていて、C社の新規案件の要件定義が来週から始まる——これらを同時に把握しながら、今週どこに工数を使うかを判断する。

タスクに期日が入っていて、期日ベースで「今週動かすべきタスク」が一覧できると、週初めの優先順位の判断が立てやすくなる。「今週リリースがある案件」「確認待ちで止まっている案件」「まだ余裕がある案件」を区別して見られる状態が、工数配分の判断の前提になる。

システム開発の案件はリリースで終わらないことが多い。バグ修正、機能追加、定期メンテナンス——保守フェーズが続くクライアントとの関係は長期になる。

保守依頼もタスクとして管理する設計にしておくと、「この会社から今月どれだけの依頼が来ているか」「対応済みで未報告のものがないか」が把握しやすくなる。クライアントをゲストとして招待したまま継続的な関係を持つ設計は、長期のプロジェクト管理にも使いやすい。

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