外注先とのやり取りがタスクのコメント欄に集中してくると、便利さの反面、別の問題が起きる。本来は別件として扱うべき依頼が、同じコメント欄に「あと、ついでに」という形で紛れ込んでいく。気づいたときには、1つのタスクのコメント欄に、関係のない依頼が何件も積み重なっている。
話題の混在を検知して知らせる
Paqutでは、「あと、」「別件で」「ついでに」といった話題転換を示す言い回しを含むコメントが、同じタスクのコメント欄に3件以上溜まると、「話題が混在しています」というバナーが表示される。承知しました・了解しましたのような継続応答の言い回しは、話題転換とは区別して扱われる。
バナーが出たら、該当のコメントをその場で新しいタスクに昇格できる。コメントの文章から定型的な言い回しを取り除いた上で、タスク名が自動で作られ、元のタスクへのリンクが本文に残る。元のタスク側にも「このコメントからタスクを起案しました」という記録が自動で残る。
検知は簡易的な言い回し判定であって、文脈理解ではない
ここは正確に理解しておきたい点だが、この検知は話題転換を示す言い回しをスコアリングする簡易的な仕組みであって、文章の意味そのものを理解しているわけではない。話題転換の言い回しを使わずに別件を書いた場合は検知されないし、逆に話題転換の言葉を含むだけの雑談を誤って拾ってしまうこともある。
また、バナーが表示されるには3件以上の蓄積が必要で、1件だけ紛れ込んだ別件の依頼は自動では検知されない。検知を待たずに、気になったコメントをその場で新しいタスクに分ける操作自体は、いつでも手動で行える。
分けた後は、担当者と期日をあらためて設定する
コメントから新しいタスクを作ると、タスク名はコメントの文章をもとに自動生成されるが、担当者や期日は引き継がれない。コメントの内容から推測して自動で割り当てるようなことはしない。新しいタスクとして、必要な項目をそのつど手動で設定する。
これは、分けられたタスクが「元のコメントの延長」ではなく、独立した依頼として扱われるようにするための仕組みだ。
積み重なる前に、その場で切り分ける
コメント欄に別件が紛れ込むこと自体は、やり取りが活発な証拠でもある。問題は、それに気づかずに積み重なっていくことだ。
話題の混在をその場で検知し、気になったコメントをワンクリックで新しいタスクに分けられれば、「このコメント欄、結局何の話だったんだっけ」と後から読み返す手間を減らせる。ゲストとして参加している外部の協力者のタスクページでも、同じ検知が動く。
Paqutでは、タスクのコメント欄での話題の混在を検知し、該当コメントをその場で新しいタスクに分けられます。外注先とのやり取りが活発なタスクほど、この切り分けが効きます。
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