外部の協力者とのやり取りで、「担当者」欄をきちんと変更してくれる人は、実はそれほど多くない。
「田中さんお願いします」とコメントに書いて終わり。相手も「ありがとうございます、対応します」と返すだけ。担当者を変更するボタンがあることすら、気づいていないこともある。
それでも、今どちらがボールを持っているかは、会話の中にちゃんと現れている。
担当者欄より、会話の方が正直
社内のメンバーなら、タスク管理ツールの使い方を一通り覚えていて、担当者欄をきちんと更新する習慣があるかもしれない。しかし外部の協力者は、そのツールを使うのがそのプロジェクトだけ、ということも多い。使い方を細かく覚えてもらうのは現実的ではない。
結果として、担当の受け渡しは、管理機能ではなく会話の中で起きる。「〇〇さんお願いします」「承知しました」「対応しました、ご確認ください」。この普段通りのやり取りの中に、今誰の番かという情報がそのまま含まれている。
コメントの言い回しから、今の担当を推測する
Paqutには、コメントのやり取りから、今誰がボールを持っているかを自動的に判断する仕組みがある。
コメントに名前の宛名があれば、その人に投げられたと判断する。日本語の「さん」「くん」「様」といった敬称がついた名前も認識する。宛名がなくても、「対応します」「確認しました」のような応答の言い回しがあれば、ボールが相手から戻ってきたと判断する。
担当者欄を一度も触らなくても、会話が進むにつれて、今の担当が自動的に追跡される。
判断の確からしさは、正直に表示される
この仕組みは、コメントの言い回しを手がかりにした判定であり、完璧に言い当てられるわけではない。
宛名が明示されているときは確度が高く、直前のやり取りからの推測であるときは確度が中程度というように、判断の根拠によって確からしさの段階が変わる。この確からしさは画面上で確認できるようになっていて、「たぶんこの人の番」という曖昧な状態を曖昧なまま扱える。
断定できないことを断定的に表示しないという設計も、実務で使う上では重要なポイントだ。
しばらく動きがないとき、気づける
担当が特定の人に渡ったまま、しばらく動きがない状態も検知できる。何営業日か反応がなければ、止まっている可能性があるタスクとして扱われる。
「どなたの番でしたっけ」と聞き直す手間を減らしながら、止まっているタスクには気づける状態を両立できる。
Paqutは、コメントのやり取りから今誰の番かを自動的に追跡します。外部の協力者に担当者変更の使い方を覚えてもらう必要はありません。
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