外注先やフリーランスとの案件が終わったあと、タスク管理ツールの中にその案件のグループが残り続ける。終わった案件がいくつも並んでいると、今動いている案件が埋もれていく。
かといって、削除してしまうと、過去のやり取りやタスクの記録が消えてしまう。あとになって「あのとき何を依頼したか」を確認したくなることもある。
削除ではなく、しまっておく
Paqutには、グループをアーカイブする機能がある。アーカイブすると、一覧の表示からは折りたたまれ、今動いている案件だけが見える状態になる。
データ自体は消えない。タスク、コメント、やり取りの記録は、アーカイブしたあともそのまま残っている。必要になれば、いつでも元に戻せる。
アーカイブは「見た目の整理」であって「アクセス制限」ではない
ここは誤解しやすい点だが、アーカイブは一覧の表示を整理するための機能で、誰がアクセスできるかを変える機能ではない。
すでにそのグループに参加していたメンバーや、招待していた外部のゲストは、アーカイブしたあとも同じようにタスクやコメントにアクセスできる。見えなくなるのは、あくまで普段の一覧の中での表示だけだ。
同じ相手と再び仕事をすることになったら
外注先やフリーランスとは、一度の案件で関係が終わるとは限らない。半年後、別の案件で同じ相手にまた依頼することもある。
そのとき、アーカイブしていたグループを元に戻せば、過去のタスクやコメントがそのまま使える状態に戻る。「前回どういうやり取りをしたか」をもう一度確認しながら、新しい案件を進められる。ゼロから作り直す必要はない。
片付けることと、記録を失うことは別の話
案件が終わるたびに、タスク管理ツールの中を片付けたいという気持ちは自然なものだ。だが、片付けることと、記録を失うことは本来別の話であるはずだ。
削除してしまえば記録は失われる。残したままにすれば一覧が埋もれていく。アーカイブは、その間を取る選択肢だ。
Paqutでは、終わった案件のグループをアーカイブして一覧を整理できます。データは残るので、同じ外注先と再び仕事をすることになっても、過去のやり取りをそのまま使えます。
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