外注先やクライアントから、メールで依頼が来ることは今でも多い。そのメールの内容を、タスク管理ツールに手で打ち直す。件名をタイトルにコピーし、本文をメモに貼り付け、担当者を割り当てる。一件ずつなら大した手間ではないが、依頼が重なると、この打ち直し作業がそのまま時間を取られる作業になる。
メールを、そのままタスクに変換する
Paqutでは、グループごとに専用のメールアドレスが割り振られる。そのアドレス宛てにメールを送るか転送すると、件名がタスクのタイトル、本文がタスクのメモになって、新しいタスクが自動で作成される。
依頼メールを受け取ったら、コピー&ペーストではなく転送するだけで、タスクができている。打ち直す作業そのものがなくなる。
誰でも送れるわけではない
この専用アドレスは、メールアドレスを知っていれば誰でもタスクを作れてしまう、というものではない。送信元のアドレスが、そのグループのメンバーとして登録されていなければ、タスクは作成されない。
メンバー以外のアドレスから送られたメールは、確認の返信もせずにそのまま処理されない。アドレスの存在をうかつに教えてしまわないための設計だ。
できることと、できないことを分けて考える
この機能は、件名と本文からタスクを作ることに特化している。添付ファイルの取り込みには対応していないので、ファイルがある場合は、タスク作成後に手動で追加する必要がある。また、既存のタスクにコメントを追記する機能ではなく、常に新しいタスクが作られる。
できることとできないことを分けて考えれば、「メールで来た依頼をすぐタスク化する」という一点に絞って使う道具として扱いやすくなる。
間違ったグループに送っても気づける
専用アドレスは、グループ単位で分かれている。複数の外注先やクライアントとやり取りしていると、どのアドレスがどのグループのものか、送信者側が混同することもあり得る。
タスクが作成されると、送信者宛てに確認メールが届く仕組みになっている。意図したグループに届いたかどうかを、送った直後に確認できる。
手間を減らすことと、記録を残すことは両立する
メールの内容を打ち直す作業は、記録を残すための手間だった。その手間をなくしても、記録自体は変わらず残る。転送するだけでタスクになり、誰が何を依頼したかという記録も、タスクの中にそのまま積み上がっていく。
Paqutでは、グループごとの専用メールアドレスに転送するだけで、依頼メールがそのままタスクになります。打ち直す手間をなくしながら、依頼の記録もタスクの中に残せます。
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