採用支援・人材紹介会社の案件管理が難しいのは、動く軸が2つあるからだ。
クライアント（採用企業）の軸と、候補者の軸。どちらも複数が並行して動き、それぞれに期日と確認が発生する。「A社の求人で、Bさんの面接が木曜に入っていて、結果フィードバックを金曜中にもらう必要がある」——これを複数クライアント・複数候補者で同時に回すのが採用支援の日常だ。
採用支援で起きがちな管理の問題
採用コンサルタントの業務を聞くと、だいたいこういう状態になっている。
候補者ごとの選考ステータスはExcelで管理しているが、最新版がどのファイルか分かりにくい。クライアントへの進捗報告はメールで都度送るが、どのメールに何が書いてあるかを掘り返すのに時間がかかる。面接調整のやりとりはSlackや電話で個別に流れていて、「あの面接、確定しましたっけ」の確認連絡が発生する。
選考が長期化するほど、状況の把握に使うエネルギーが増える。
求人案件をタスクで管理する
採用支援の案件管理で最初にやるべきは、「求人票の受付から内定まで」をタスクの流れとして設計することだ。
「要件ヒアリング」「求人票確認」「候補者ソーシング」「書類選考」「一次面接調整」「二次面接調整」「内定条件調整」「オファー」——これらをステータスとして持つタスクを求人案件ごとに立て、候補者が動くたびにステータスを更新する。タスクを見れば「今どの候補者がどの段階にいるか」が一覧できる。
同じ担当者が複数クライアントの複数求人を並行して持っている場合でも、横断ビューで「今週動かすべきタスク」を一覧できれば、対応漏れが防ぎやすくなる。
クライアント担当者をゲストとして招待する
採用支援では、クライアントの採用担当者との情報共有が頻繁に発生する。候補者のプロフィール共有、面接のフィードバック収集、選考通過・不通過の連絡——このやりとりをメールで行うと、「最新のフィードバックがどのメールにあるか」が見えにくくなる。
タスクのコメント欄でクライアント担当者とやりとりする設計にすると、「この候補者についてのやり取り」が一か所に積み重なる。参加範囲を制限して招待できるツールなら、クライアントAはクライアントBの候補者情報を見られない。候補者の個人情報を守りながら、クライアントを同じボードに置ける。
クライアント担当者が面接のフィードバックをタスクのコメントに書き込む運用にすると、フィードバックを受け取った日時が記録として残り、「フィードバックをもらえましたか」の確認連絡が不要になる。
面接調整の確認をタスクで完結させる
採用支援で時間を取られやすい業務が面接調整だ。候補者の都合、クライアント面接官の都合、複数回の面接——調整のやりとりが多くなるほど、どの日程で確定したかの確認が混乱しやすい。
日程調整のタスクを立て、コメント欄に調整のやりとりと確定日程を残す設計にすると、「あの面接、何日でしたっけ」をSlackで確認しに行かなくて済む。タスクを見れば確定日程がある。
外部の面接官（フリーランス評価者や外部アドバイザー）を案件に関与させている場合も、ゲストとして招待してタスクに情報を集約できる。
複数クライアントを横断して進行を把握する
採用支援会社では、コンサルタント1人が複数クライアントの案件を同時に担当することが多い。A社の求人3件、B社の求人2件、C社の新規案件——これらを一覧で把握できる状態を作ることが、抜け漏れを防ぐ前提になる。
期日ベースで「今週中に動かすべきタスク」を一覧できる設計にすると、月曜の朝に今週の優先順位を立てやすくなる。「確認待ちのまま止まっているタスク」が可視化されると、催促が必要なものを能動的に拾えるようになる。
外部パートナーとの協業設計
採用支援会社によっては、外部のキャリアアドバイザーやリサーチャーに候補者の探索を委託するケースがある。外部パートナーへの依頼をタスクとして立て、ゲストとして招待してタスクに進捗を書き込んでもらう設計にすると、「あの件どうなってますか」の確認連絡が減る。
外部パートナーが案件ごとに変わる体制では、招待に都度費用がかかるツールだと採用支援の運用コストが読めなくなる。外部ゲストを何人招待しても料金が変わらないツールなら、案件の規模や体制に関係なく同じ設計で回せる。
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