外注先やクライアントに、確認してほしい内容をメールやチャットで送る。返事がなければ、「見ていないのか、見たけれど反応していないだけなのか」が分からない。
確認が必要な依頼ほど、この分からなさが気になる。催促のメッセージを送るべきか、もう少し待つべきかの判断がつかない。
「送った」と「見られた」は、別のことだ
メールやチャットは、送信した時点で「届いた」とは言えるが、「読まれた」とは限らない。相手の受信箱に積み上がったメッセージの中に、確認してほしい依頼が埋もれてしまうことがある。
この構造では、依頼した側は、相手が確認したかどうかを、相手からの反応を待つことでしか知る手段がない。反応がなければ、ひたすら待つか、催促するかの二択になる。
確認の依頼と、確認の完了を、仕組みとして分ける
この分からなさを解消するには、「確認してほしい」という依頼そのものを、通常のメッセージとは別の、明示的な操作として扱う仕組みが要る。
Paqutには、タスクに対して確認を依頼する機能がある。確認を依頼すると、相手には確認待ちの状態として表示される。相手が確認を終えると、依頼した側に通知が届く。これにより、「見ましたか」と個別に聞かなくても、確認が済んだかどうかが分かる。
催促するかどうかの判断が、楽になる
確認状況が可視化されていると、催促すべきかどうかの判断がしやすくなる。確認待ちのまま時間が経っているタスクだけを見れば、催促が必要な相手が分かる。確認済みのタスクには、催促する必要がない。
この仕組みがないと、全員に同じように催促するか、誰にも催促しないかという、効率の悪い対応になりがちだ。
相手にとっても、確認の負担が減る
確認を依頼された側にとっても、このやり取りは楽になる。「確認しました」という返信を、わざわざ文章で書く必要がなくなる。確認の操作をするだけで、依頼した側に伝わる。
メールへの返信文を考える手間がなくなることは、小さいようで、確認依頼への反応速度を上げる効果がある。
「見られたか分からない」不安を、仕組みで解消する
依頼した内容が本当に見られたかどうかという不安は、確認の依頼と完了を、仕組みとして区別することで解消できる。催促の判断も、相手の負担も、両方が軽くなる。
Paqutでは、タスクに対して確認を依頼でき、相手が確認を終えると通知が届きます。「見ましたか」と個別に確認する必要がなくなります。
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