カレンダーを共有していない社外の相手と、どうやって日程を決めればいいのか

社内の相手となら、カレンダーの空き時間を見て、すぐに日程を決められます。社外の相手とは、お互いのカレンダーが見えないため、候補日を何往復もやり取りすることになりがちです。カレンダーを共有せずに日程を決める方法を整理します。

2026年10月18日公開 · 岸本拓也 · 約4分

#外部コラボ#日程調整#タスク管理ツール

社内のメンバーとの日程調整は、たいてい早い。お互いのカレンダーが見えるので、空いている時間を見つけて、その場で予定を入れられる。

社外の相手との日程調整は、事情が違う。相手のカレンダーは見えない。候補日を出して、相手の返事を待ち、合わなければまた候補日を出し直す。この往復に、数日かかることもある。

カレンダーを共有すればいい、とは限らない

お互いのカレンダーを共有すれば解決するように思えるかもしれないが、実際には難しいことが多い。社外の相手のカレンダーには、自社に関係のない予定も含まれている。共有すること自体が、相手にとって抵抗を感じる場合もある。

カレンダーを共有しなくても、日程を決める方法はある。

候補日をいくつか出し、相手にそれぞれの都合を答えてもらう形式であれば、カレンダーそのものを共有する必要がない。候補日の一覧と、参加者それぞれの回答が、1つの画面にまとまる。

Paqutには、タスクの中で候補日時を出し、参加者に回答してもらう日程調整の機能がある。参加者は、それぞれの候補日について、都合がよいかどうかを答えるだけでいい。全員の回答が揃えば、どの日が最も都合がよいかが一目で分かる。

メールで候補日をやり取りすると、最新の回答がどのメールにあるかを探す手間が発生する。候補日が追加されるたびに、新しいメールが増え、どれが最新かが分かりにくくなる。

候補日と回答が1つの画面にまとまっていれば、この探す手間がなくなる。過去の回答も、その場で見返せる。

日程調整の相手が1人とは限らない。クライアント側の複数の担当者、複数の外注先が参加する打ち合わせの日程を決めたいこともある。

候補日に対して、参加者それぞれが都合を答える形式であれば、人数が増えても、同じ仕組みで調整できる。全員の回答が揃った時点で、判断すればいい。

社外との日程調整を難しくしているのは、カレンダーが見えないことそのものではなく、候補日のやり取りが整理されずに散らばることだ。候補日と回答を1か所にまとめる仕組みがあれば、カレンダーを共有しなくても、日程調整の往復は減らせる。

Paqutには、タスクの中で候補日時を出し合って決められる日程調整の機能があります。カレンダーを共有しなくても、社外の相手との日程を、1つの画面で決められます。

よくある質問

社外の相手と日程調整をするとき、お互いのカレンダーを共有する必要がありますか？

必要ありません。候補日を複数出して、相手に都合のよい日を選んでもらう仕組みがあれば、カレンダーそのものを共有しなくても、日程を決められます。

候補日を出し合う形式は、メールでの往復と何が違いますか？

候補日の一覧と、それぞれへの回答が、1つの画面にまとまって残ります。メールのように、最新の回答がどのメールにあるか探す必要がありません。

複数人が参加する日程調整でも使えますか？

はい。複数の候補日に対して、参加者それぞれが都合を答える形式であれば、全員の回答が揃った時点で、最も都合のよい日を判断できます。