クライアントや外注先を、タスク管理ツールに招待する人数が増えていくと、心配になることがある。「通知が増えすぎて、本当に大事な連絡を見落とすのではないか」という不安だ。
外部の人を巻き込むほど、タスクの作成、コメント、完了報告が増える。それぞれが通知として届くと、画面が通知で埋め尽くされ、どれが重要なのか分からなくなる。この不安から、外部の人を招待する人数を、必要以上に絞ってしまうことがある。
通知が多いこと自体が問題なのではない
通知が多いことそのものは、悪いことではない。それだけ活発にやり取りが動いている証拠でもある。問題なのは、重要な通知と、そうでない通知が、同じ重みで届くことだ。
タスクが完了したという報告も、ちょっとした更新も、すべてが同じ即時通知として届くと、受け取る側は、どれに注意を向ければいいか判断できなくなる。これが続くと、通知を見るのが面倒になり、結果として大事な連絡まで見落とすようになる。
通知の種類ごとに届き方を変える
対応は、すべての通知を一律に扱わないことだ。通知の種類ごとに、即時に届けるか、まとめて届けるか、届けないかを分けられれば、量と重要度のバランスを取れる。
Paqutでは、通知の種類ごとに、即時通知・まとめて通知・通知しない、の3つから選べる。タスクの更新のような、緊急性の低い通知はまとめて受け取る設定にし、重要な通知だけを即時に受け取る、という使い分けができる。まとめて通知にした場合、デフォルトでは1日1回、決まった時間にまとめて届く。
動きの少ない案件は、案件単位で絞る
案件（グループ）によって、動きの活発さは違う。常に動いている案件もあれば、ほとんど動きのない案件もある。
グループごとに通知の設定を変えられる仕組みであれば、動きの少ない案件の通知を減らし、重要な案件の通知だけをしっかり受け取る、という使い分けができる。すべての案件に同じ頻度で通知が来る必要はない。
人数を絞らなくても、通知は制御できる
外部の人を増やすことへのためらいが、「通知が増えすぎるから」という理由であれば、その心配は、通知の設計で解消できることが多い。
招待する人数を絞ることで通知量をコントロールするのではなく、通知の受け取り方を調整することで対応すれば、必要な人を必要なだけ巻き込みながら、情報の見落としを防げる。
Paqutでは、通知の種類ごとに即時・まとめて・通知しないを選べ、グループ単位でも通知の頻度を調整できます。人数が増えても、必要な通知だけを受け取る設計にできます。
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