外注先やクライアントと一つのタスク一覧を共有していると、依頼が積み重なるほど、「結局どれが一番急ぎなのか」が分かりにくくなる。期限が近いタスクもあれば、期限はまだでも先方にとって重要なタスクもある。コメントのやり取りだけでは、優先順位の認識が揃っているとは限らない。
優先度を付けて、並び替える
Paqutでは、タスクに高・中・低の優先度を設定できる。色分けされたパネルで一目で分かるようになっていて、一覧を優先度順に並び替えれば、最も急ぎのタスクが上に集まる。
外注先と自社メンバーが同じ一覧を見ているとき、優先度を揃えておけば、「まずこれから」という共通認識を、言葉で説明し直さなくても一覧の並びだけで伝えられる。
優先度は、あくまで並び順を決めるための印
ここは誤解しやすい点だが、優先度は通知やリマインドの仕組みと連動していない。優先度を「高」に設定したからといって、通知が増えたり、期限が近づいたときの知らせ方が変わったりすることはない。
優先度に応じて自動でエスカレーションされるような仕組みもない。あくまで、一覧の中での並び順を決めるための表示上の印として機能する。
期限の近さと、優先度の高さは別の軸
タスク管理では、「期限が近い」ことと「重要度が高い」ことを、つい同じ軸で考えてしまいがちだ。だが、この二つは必ずしも一致しない。期限はまだ先でも、先方にとって重要なタスクはある。逆に、期限が近くても優先度が低いタスクもある。
優先度を別の軸として設定できることで、期限だけでは表現しきれない「本当に急ぎなのはどれか」という判断を、一覧の中にそのまま残しておける。
優先度が付いていないタスクも、そのまま表示される
優先度を付け忘れたタスクがあっても、一覧から消えることはない。優先度でソートした場合、優先度が設定されているタスクが上にまとまり、未設定のタスクはその下に表示される。
すべてのタスクに優先度を付けることを強制されないので、必要なタスクだけに優先度を付けて、残りは期限や作成順など別の基準で管理する、という使い方もできる。
認識を揃える手間を、一覧の並びに任せる
「これは急ぎです」とメッセージで伝えるたびに、その重みは相手の受け取り方次第で変わってしまう。優先度を一覧の中に設定しておけば、その場の言葉に頼らず、誰が見ても同じ並びで優先順位が伝わる。
外注先やクライアントが増えるほど、この「言葉で説明し直す手間」が積み重なっていく。優先度という共通の軸を一覧に持たせておくことは、その手間を減らす地味だが効果のある方法だ。
Paqutでは、タスクに高・中・低の優先度を設定し、一覧を優先度順に並び替えられます。外注先やクライアントと同じ一覧を見ながら、何を先にやるべきかをその場で揃えられます。
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